Un dossier comptable bien tenu, c'est un dossier où chaque mouvement d'argent est relié à sa pièce justificative. Rien de plus, rien de sorcier. Voici concrètement à quoi ça ressemble — et les quelques réflexes qui font la différence.
Un dossier bien tenu se définit simplement : pour chaque entrée et chaque sortie d'argent, la pièce qui la justifie existe et se retrouve — facture, contrat, quittance. Le comptable n'a pas à reconstituer ce qui s'est passé ; il prend l'information telle quelle et produit tes comptes.
Concrètement, ça tient en trois points : un flux d'argent identifiable, une pièce rattachée à chaque ligne, et de quoi distinguer le professionnel du privé.
Prends ton relevé bancaire. Pour chaque ligne, peux-tu retrouver la pièce correspondante — facture, contrat, quittance ? Reconnaître un paiement ne suffit pas. Si tu y arrives pour chaque mouvement, ton dossier est tenu.
Elle agrège plusieurs achats en une ligne différée et arrive souvent sans quittance — le lien mouvement ↔ pièce se perd. C'est aussi un point d'attention des contrôles TVA et AVS : une dépense privée passée par la société est requalifiée en prestation appréciable en argent, avec reprise AVS sur le dirigeant en plus du redressement TVA. Payer en direct depuis le compte garde les choses nettes.
Pro et privé sur le même compte oblige à trier chaque ligne à la main, et brouille la frontière entre les deux patrimoines. Un compte dédié à la société règle le problème en amont.
Le cash ne laisse aucune trace bancaire : c'est le flux le plus long à reconstituer. Une caisse demande un suivi à part, autant la limiter quand c'est possible.
Un paiement sans justificatif n'est pas déductible et, côté TVA, l'impôt préalable n'est pas récupérable. La dépense existe, mais elle coûte plus cher faute de pièce.
Une photo floue ou coupée, c'est une pièce à reprendre. Un scan net ou un PDF au moment de la réception évite l'aller-retour.
Que celui qui n'a jamais dit « je le ferai juste après » jette la première pierre.
Chez baseflow, on le sait : si une pièce disparaît, c'est presque toujours à cause du report. On la pose à côté, on se promet que ce sera fait ce soir. Deux semaines plus tard, la pile est devenue énorme et on se jure de s'y mettre ce week-end. On ne le fera pas. Ça finira à la dernière minute, du bout des doigts.
Le meilleur moment pour faire les choses, c'est maintenant.
Pour une Sàrl ou une SA, le patrimoine de la société est distinct du tien : un compte au nom de la société est indispensable. Mélanger pro et privé crée des problèmes comptables et fiscaux.
Pas pour travailler avec baseflow. Tu transmets tes relevés et tes pièces ; on produit la comptabilité. Si tu utilises déjà un outil pour piloter ton activité, garde-le — on s'appuie sur tes données.
Les pièces se conservent 10 ans (art. 958f CO). Un scan net suffit généralement ; garde l'original en cas de doute sur la lisibilité.
Aucune obligation légale : les signaux concrets qui montrent que le moment est venu, et les deux façons d'y arriver.
→ Lire le guideLa tenir toi-même est parfaitement légal. La vraie limite n'est pas le droit, c'est le temps et le risque — voici où ça dérape.
→ Lire le guidePas de prix unique : les trois leviers — volume, TVA, salaires — qui font vraiment monter ou baisser ta facture.
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